Imagine que a sua escola abriu o período de matrículas e, ao final do processo, a surpresa: a campanha não obteve o resultado esperado. Essa situação prejudica a saúde financeira da instituição e gera um retrabalho desnecessário. Mas será que é possível evitar ou reduzir resultados negativos, em vez de ter ciência dessas informações somente quando o processo já foi finalizado? Sim! Para isso, é preciso ser proativo e acompanhar o desempenho do ciclo de matrículas.
Assim, medir os resultados durante o período de matrículas é fundamental para evitar problemas e agir previamente em situações que necessitam de intervenção e ajustes. Mas qual a melhor forma de acompanhar esse processo? Confira neste artigo algumas dicas para conduzir essa atividade de forma organizada e estratégica!
Controle: cronograma e checklist
Após a etapa de planejamento, é necessário acompanhar o desempenho do ciclo de matrículas da sua escola. Para isso, o primeiro passo é elaborar um checklist com cada etapa desse processo.
Dessa forma, o checklist indicará quais tarefas ainda precisam ser iniciadas, as que estão em andamento e as finalizadas. Já o cronograma, apontará os prazos, com as datas para início e fim de cada tarefa. Um combo de sucesso, sem dúvidas, não é mesmo?
Assim, você pode estabelecer uma rotina diária ou semanal para verificar esse controle. A partir disso, é possível delegar as tarefas aos responsáveis e monitorar o andamento de todas as etapas. Sugerimos compartilhar esse controle com as pessoas envolvidas no processo de matrículas, a fim de que tenham autonomia para acompanhar as tarefas em equipe.
Portanto, você pode manter ambas as estratégias (cronograma e checklist) em um único controle, como em uma planilha de excel, por exemplo, ou em um sistema de gestão educacional.
O que deve ser acompanhado?
Listamos abaixo alguns dos pontos que precisam de atenção, confira:
- Quantidade de captação: avalie se a quantidade de matrículas está de acordo com o número projetado;
- Financeiro: uma consequência da quantidade de captação é a entrada de recurso financeiro na instituição, por isso, uma impacta diretamente a outra;
- Documentação pendente: verifique se há documentos pendentes para efetivação de matrículas e o motivo. Solicite os documentos ao potencial aluno, evite perdê-lo por falta de cobrança;
- Campanhas de marketing: veja se os seus investimentos em marketing estão tendo resultados ou se é necessário reavaliar;
- Atendimento presencial: monitore se está tudo ocorrendo bem nos atendimentos presenciais ou se há lacunas que precisam ser resolvidas.
É claro que existem muitas outras tarefas a serem observadas, porém, trouxemos apenas algumas das mais relevantes.
Para ajudar a sua instituição a se organizar e a desenvolver um ciclo de matrículas mais estruturado e estratégico, disponibilizamos um cronograma gratuito para download! Nele, você encontra uma lista completa de tarefas que devem ser acompanhadas. Para baixar, é muito simples, basta clicar na imagem abaixo:
Aplique uma pesquisa de satisfação
Além do controle das etapas do processo, é recomendado acompanhar a satisfação dos alunos e responsáveis quanto ao ciclo de matrículas.
Com a matrícula concluída, é possível aplicar uma pesquisa de satisfação para medir o resultado. Assim, você obtém indicadores de performance da sua campanha e pode propor melhorias para os próximos ciclos de matrículas.
Ao fazer isso, você também mostra para a comunidade escolar que você escuta os envolvidos no processo e busca desenvolver as melhorias contínuas para atender aos seus alunos cada vez melhor.
Otimize a gestão do ciclo de matrículas
Como falamos, para facilitar a gestão escolar do ciclo de matrículas, é possível contar com um sistema que otimiza esse processo. Duas ferramentas que podem potencializar os resultados do ciclo de matrículas da sua escola são o Matrícula A+ e o A+ CRM.
As duas soluções permitem acompanhar o desempenho do ciclo de matrículas em tempo real, ou seja, você pode monitorar todo o fluxo de captação de novos alunos, sejam candidatos, pré-matriculados e matrículas completas.
Além disso, elas automatizam todo o processo de comunicação com os seus possíveis alunos, o que poupa tempo e garante a eficiência da sua secretaria escolar. Também é possível fazer a gestão de pagamentos e a emissão e assinatura do contrato de forma digital.
Já pensou o quanto isso facilitaria a sua gestão escolar? Certamente você conseguiria acompanhar o período de matrículas com muito mais tranquilidade e evitar surpresas. Então, agende uma demonstração e aplique a tecnologia a favor da sua escola!
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