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Fim do ano letivo: 5 dicas para organizar esse período em sua escola

Fim do ano letivo

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As férias escolares estão chegando e, para aproveitar o final de ano com tranquilidade e sem preocupações, nada melhor do que organizar o fim do ano letivo e preparar a sua escola para o próximo ano, não é mesmo?

Pensando nisso, listamos 5 dicas para lhe ajudar a passar por esse período da melhor maneira possível. Confira!

1. Reflita sobre o ano que passou

Tão importante quanto olhar para o próximo ano letivo que se aproxima, é refletir sobre o ano letivo que chega ao fim. Esse momento é muito oportuno para verificar se o planejamento escolar e pedagógico foram atingidos.

Além disso, é necessário analisar em quais aspectos a escola obteve mais êxito e quais ela precisa reavaliar, investindo em melhorias. Essa visão faz com que a instituição seja mais assertiva nas ações futuras, consciente das práticas administrativas e pedagógicas que geram resultados.

O fim do ano letivo também é o momento ideal para fazer sessões de feedback com os professores e colaboradores da escola. Afinal, a equipe escolar também precisa ter clareza do seu desempenho positivo e de pontos que precisam ser desenvolvidos e melhorados.

Portanto, analisar e refletir sobre o ano que passou é fundamental para identificar aprendizados e aplicá-los em planejamentos futuros. Nesse sentido, existem algumas ferramentas que são excelentes para ajudar na coleta dessas informações:

  • Avaliação institucional: é um modelo que permite entender o cenário escolar e a percepção dos alunos sobre a escola, desde a atuação dos professores, até as áreas de suporte como a secretaria escolar.
  • Pesquisa de satisfação interna e externa: diferente da avaliação institucional que é respondida somente pelos estudantes, a pesquisa de satisfação abre possibilidades para ouvir toda a comunidade escolar. É possível aplicá-la por meio de um questionário com perguntas estratégicas elaboradas pela instituição. O questionário pode ser respondido pela equipe interna da escola, como também é possível aplicá-lo externamente, com o objetivo de ouvir os seus clientes, ou seja, alunos e famílias.
  • Pesquisa dos 3 Qs (que bom, que pena, que tal): esse formato é aberto, pois busca informações qualitativas. Nesse caso, estudantes, famílias e até a equipe escolar podem responder livremente, já que não há uma pergunta fechada com uma única opção de resposta. 
  • Pesquisa NPS – Net Promoter Score: bastante conhecida, essa pesquisa quantitativa foca na experiência completa do usuário e analisa uma resposta de 0 a 10 a partir de uma única pergunta: “Em uma escala de 0 a 10, qual a probabilidade de você recomendar nossa empresa (serviço ou produto) para uma colega, parente ou amigo?” A partir das respostas, a escola pode analisar as diferentes percepções dos estudantes e famílias em relação ao trabalho que vem realizando.
  • Caixa de sugestões: método mais tradicional, mas eficaz. Você pode disponibilizar uma caixa de sugestões na secretaria escolar com bilhetes e uma caneta para preenchimento. Tanto alunos quanto responsáveis podem sugerir ideias de forma anônima, o que incentiva a participação e garante confidencialidade. Essa caixa de sugestões também pode ser disponibilizada em um ambiente virtual.

Todas essas ferramentas mostram que a escola se preocupa em ouvir a comunidade escolar e está disposta a receber feedbacks positivos ou negativos, além de auxiliar na coleta e análise de informações e fornecer dados para a construção de um plano de melhorias para o próximo ano letivo.

2. Planeje o próximo ano letivo

Nada melhor do que fazer o planejamento do ano letivo seguinte com antecedência. Busque envolver todas as equipes da escola, para que esse processo seja mais colaborativo, afinal, quanto mais ideias e envolvimento, melhores serão os resultados.

Essa também é a hora de olhar para as finanças da instituição e elaborar o orçamento institucional para o próximo ano. Da mesma forma, é necessário verificar indicadores financeiros que entreguem dados importantes para a tomada de decisões, como índice de inadimplência, taxa de cancelamento de matrículas, taxa de ocupação, ticket médio, entre outros.

Lembre-se também de acompanhar o ciclo de matrículas da sua escola para que você não tenha surpresas desagradáveis, como o excesso de matrículas que você não pode atender ou a baixa adesão ao ciclo, o que prejudica a saúde financeira da instituição.

Para finalizar este tópico, que tal investir na formação de professores a partir da reflexão sobre o ano que terminou? Essa é uma excelente forma de melhorar o processo de ensino-aprendizagem, desenvolvendo professores atentos às metodologias mais inovadores para que possam atender às demandas dos estudantes e da escola.

3. Capriche na organização da escola: deixe tudo em ordem

O fim do ano letivo também é o momento certo para organizar a escola, pois começar o próximo período com tudo em ordem é motivador, certo? Confira os processos ou áreas que podem ser observados e organizados:

  • Secretaria escolar: aproveite esse período para pensar na sustentabilidade. É fundamental fazer uma limpeza nos armários e gavetas, avaliando papéis e materiais que não serão mais usados e promover a reutilização ou, se não for possível, o descarte. Certamente um ambiente mais limpo e agradável faz toda a diferença.
  • Biblioteca: se a sua escola possui esse ambiente, com certeza já tem definido um cronograma periódico de organização. Contudo, vale aproveitar o período para fazer uma organização mais detalhada, verificar se o acervo precisa de alguma manutenção, buscar novos usos e arranjos do espaço para priorizar tanto o indivíduo quanto o coletivo (cantinho da leitura em grupo, por exemplo), observar materiais que podem ser reciclados ou doados para outras instituições, como ONGs ou casas de apoio, etc.
  • Diários de classe: essa etapa é fundamental para passar um final de ano tranquilo. As notas dos alunos devem ser entregues dentro do prazo estabelecido pela escola. Se a sua instituição ainda não aplica um calendário escolar, considere implementá-lo no próximo período letivo e organize todas as demandas da escola.
  • Registros pedagógicos: para atender às novas turmas com qualidade e eficiência, nada melhor do que deixar os registros pedagógicos atualizados e organizados.

Outras áreas e processos administrativos, tais como financeiro, comercial, compras, marketing e recursos humanos também precisam ser avaliados e organizados de maneira a otimizar o dia a dia letivo do próximo ano.

4. Promova uma comunicação contínua

A comunicação clara e eficaz é um grande diferencial no fim do ano letivo. Afinal, as famílias já estão em ritmo de férias, planejando atividades e viagens e isso pode deixá-las menos atentas ao calendário escolar.

Por isso, é fundamental enviar lembretes importantes aos estudantes e responsáveis. A comunicação pode ser feita pelo site institucional da escola, por um aplicativo de celular, por um ambiente virtual ou ainda pelas redes sociais da instituição.

Nesse sentido, reforce o calendário escolar, deixando claro o período de férias, a data do fim do ano letivo e da volta às aulas. Envie lembretes de pagamento de mensalidades e o cronograma de renovação de matrículas. Informe também os canais de comunicação, pois as famílias podem necessitar entrar em contato com a escola durante o recesso escolar.

Caso faça alguma atividade de final de ano, como um evento ou confraternização, envie todas as informações necessárias para participação. E lembre-se: o fim do ano letivo é um momento de expectativa sobre o desempenho dos estudantes. Tanto eles quanto as famílias ficam ansiosas e preocupadas. Portanto, certifique-se de comunicar o fechamento das notas dentro do calendário escolar estipulado, com uma comunicação clara e eficiente.

Além desses comunicados, também é possível fazer uma retrospectiva do ano que passou. Que tal unificar todos os momentos mais marcantes em um informativo? Os alunos e famílias irão adorar ver os projetos da escola concretizados. Assim você valoriza o trabalho pedagógico da escola e reconhece o seu trabalho enquanto gestor escolar.

5. Envolva a comunidade escolar

No encerramento do ano letivo, é muito comum que as escolas façam alguma confraternização ou a promoção de eventos. Como ainda estamos na pandemia da Covid-19, dê preferência para eventos on-line. Mas, caso opte por fazer algum evento presencial, busque respeitar as regras sanitárias estabelecidas pelos órgãos de saúde.

Várias são as ideias para envolver a comunidade escolar e a maioria das opções podem ser feitas presencialmente ou de forma virtual:

  • Eventos artísticos: apresentações culturais pelos estudantes para um fechamento ou retrospectiva do ano (dança, música, peças de teatro), exposição de cartões e mensagens de final de ano;
  • Eventos internos: almoço ou piquenique ao ar livre para professores e funcionários da escola.
  • Amigo secreto ou amigo da onça: ótima proposta para integração entre alunos e participação da família;
  • Ações sociais: varal solidário, campanha de arrecadação de alimentos, brinquedos para crianças carentes, etc.

Esperamos que essas dicas sejam úteis para a organização do encerramento do ano em sua escola. E para tornar esse processo mais simples, você sabia que a Plataforma A+ tem diversas soluções que otimizam o dia a dia das instituições de ensino, aproximando o relacionamento com as famílias e aumentando o engajamento e o aprendizado dos alunos? Uma das funcionalidades do Agenda+, por exemplo, é a organização do calendário escolar e o envio de recados e lembretes automáticos aos alunos e responsáveis.

Além disso, com o A+ CRM e o Matrícula A+, é muito mais fácil acompanhar o ciclo de matrículas da escola. O monitoramento das matrículas é feito em tempo real. Para potencializar a sua gestão, o A+ Unimestre fornece indicadores que apoiam a gestão financeira e escolar. Evite dores de cabeça e use o fim do ano letivo para preparar a sua instituição para o próximo ano. Conheça como as nossas soluções podem ajudar.

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