Por onde começar a planejar o ciclo de matrículas?

ciclo de matrículas

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O ciclo de matrículas é um período importante para a escola, afinal, é por meio dele que a instituição fará a retenção de alunos e captará ainda mais estudantes

Contudo, para que esse processo seja eficaz, é preciso ter ações que guiem a campanha de matrículas do começo ao fim.

Se você está com dúvidas de como começar a planejar, fique tranquilo: elaboramos algumas dicas para facilitar esse processo na sua escola e já avisamos de antemão: tudo começa com um bom planejamento. Confira!

O planejamento

O primeiro passo para que uma campanha de matrículas seja eficiente é a elaboração de um planejamento com tudo o que precisa ser analisado e estruturado para realizar o ciclo de matrículas com sucesso. Confira a seguir alguns pontos importantes que devem ser considerados nessa etapa:

Verifique o número de vagas disponíveis

Antes de divulgar a campanha de matrículas, você precisa ter certeza da quantidade de vagas disponíveis na sua instituição por unidade, turno e série. Com esses números em mãos, você estabelece os objetivos e não corre o risco, por exemplo, de captar mais alunos do que a sua escola é capaz de acolher fisicamente ou menos do que precisa para manter a saúde financeira da sua instituição.

A partir desse indicador, será possível definir uma meta de matrículas para o próximo período letivo e trabalhar as ações da campanha considerando essa meta.

Analise o financeiro da instituição

A saúde financeira da instituição também é outro fator que precisa ser visitado não só na campanha de matrículas, mas periodicamente. Na prática, quais informações precisam ser analisadas? Veja:

  • Índices de inadimplência: com base nesses indicadores é possível traçar um plano de ação para diminuir os números. Isso deve ser feito antes do período de matrículas para que você possa, inclusive, abordar os alunos inadimplentes e negociar o pagamento das mensalidades. Ao mesmo tempo, você terá uma previsibilidade do quanto precisa captar financeiramente para equilibrar a receita da escola.
  • Valor de novas mensalidades: é importante definir o valor de novas mensalidades e também as formas de pagamento. Se você quiser, pode trabalhar com uma política de descontos para matrículas efetuadas antecipadamente. Essa prática aumenta a chance de captação de alunos e uma melhor previsibilidade da receita.
  • Reajuste de mensalidades: se você estiver trabalhando o ciclo de matrículas e rematrículas em conjunto, você pode definir o reajuste das mensalidades dos atuais alunos, considerando a manutenção da saúde financeira da escola.
  • Orçamento para ações da campanha: essa informação é essencial para você direcionar as ações da campanha de matrículas e definir como os recursos financeiros serão investidos.

Defina quem são os envolvidos no processo

Quais profissionais da sua escola precisam estar alinhados às demandas do processo de matrículas? Você pode definir a equipe que conduzirá este processo e quais serão as atividades de cada um. Dessa forma, as pessoas podem se organizar melhor em suas rotinas de trabalho e não há o risco de várias pessoas trabalharem na mesma atividade.

Matrículas, rematrículas ou ambas?

A escola precisa decidir como conduzirá cada tipo de captação, ou seja, as novas matrículas ou rematrículas de alunos. Algumas instituições desenvolvem esses ciclos de formas separadas. Mas também há a possibilidade de trabalhar as duas em conjunto.

Assim, esse planejamento também guiará as ações do ciclo de matrículas, facilitando, inclusive, a definição de ações para cada tipo de captação.

Tenha um cronograma

Ter um calendário definido para o ciclo de matrículas é fundamental. Dessa forma, a escola pode se organizar internamente para atender a essa demanda pontual. Ao mesmo tempo, os alunos e pais ficam cientes das datas e podem organizar suas agendas e finanças para esse momento. Uma dica para que isso fique claro para a comunidade escolar é disponibilizar essa informação no calendário escolar de forma antecipada.

Levante os documentos necessários

Antes de abrir o ciclo de matrículas, a escola precisa definir quais documentos são necessários para esse processo.

Também é preciso identificar alunos que estejam em débito com algum documento ou informação. Ter um sistema que auxilie com esses dados otimiza (e muito) o tempo da sua secretaria escolar.

Estabeleça o canal de matrículas

Como serão feitas as matrículas e rematrículas? De forma presencial ou online? Se presencial, acontecerá na secretaria acadêmica ou em outro local? Se for online, qual será o endereço eletrônico ou plataforma de acesso?

Essas respostas precisam estar muito claras para os colaboradores de sua instituição para que possam orientar os alunos, pais e responsáveis.

Desenvolva a comunicação

Essa etapa do planejamento é muito importante. Você pode desenvolver a sua campanha de matrículas com apoio de estratégias como o marketing digital ou de mídias como outdoor, folders, televisão e jornais.

Já quando pensamos na retenção de alunos, um aplicativo de comunicação facilita a chegada dessas informações aos alunos e pais. Então, além do calendário escolar, é possível enviar lembretes por notificações do aplicativo.

Acompanhe as ações do ciclo de matrículas

Para somar ao seu cronograma de matrículas, sugerimos que tenha também um checklist. Com ele, será possível acompanhar as atividades da campanha que estão sendo desenvolvidas, retirar ou incluir alguma ação.

Procure definir todas as ações no planejamento, mas como imprevistos podem acontecer, o checklist serve como ferramenta de mapeamento e acompanhamento.

Automatize o processo: use a tecnologia ao seu favor

Se você chegou até aqui já percebeu que uma campanha de matrículas envolve várias etapas, certo? Para que essas etapas sejam concluídas com sucesso, aposte sem medo na tecnologia.

Para isso, ter um sistema que lhe forneça dashboards de acompanhamento de inadimplência, número de vagas preenchidas, dados de orçamento e alunos com documentos pendentes será essencialna condução do processo de matrículas.

Além disso, ter um sistema que possibilite a matrícula e rematrícula de forma online, beneficia toda a comunidade escolar. Vamos entender melhor? Confira os benefícios:

  • Otimização do tempo: ao dar autonomia ao aluno e/ou pais e responsáveis, a burocracia diminui e o tempo da secretaria escolar é otimizado. Da mesma forma, os estudantes não precisam se deslocar até a instituição e enfrentar filas, evitando aglomerações;
  • Controle da captação: com uma solução digital, é possível ter um acompanhamento mais eficiente da captação de alunos. Essa gestão é feita em tempo real pela secretaria escolar, pelos gestores das escolas e pelo setor financeiro.
  • Contrato de matrícula online: a formalização desse processo é muito importante para ambas as partes envolvidas. Para otimizar ainda mais, com o uso de um sistema, o contrato escolar é emitido e assinado digitalmente. E tudo isso com segurança jurídica! Demais, não é mesmo?
  • Pagamento: a gestão de pagamento das mensalidades, seja por cartão de crédito, boleto ou PIX, se torna muito mais fácil. O setor financeiro já consegue visualizar as informações necessárias para gestão das entradas de recursos financeiros.

Agora que você já entendeu melhor como começar a estruturar a campanha de matrículas da sua escola, temos certeza de que ficou mais fácil de conduzir esse processo, certo?

E para facilitar ainda mais a sua gestão escolar, conheça o Matrícula A+ e o A+ CRM, duas ferramentas que podem potencializar os resultados do ciclo de matrículas da sua instituição de ensino.

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