A gestão da inadimplência escolar é um tema que deve estar na rotina da escola, pois a falta de controle desse indicador pode gerar vários problemas para a instituição de ensino, como cortes no orçamento, demissão de professores e colaboradores, e até mesmo o fechamento da escola, em casos mais graves.
A inadimplência dos responsáveis pelos estudantes acontece por vários motivos, desde a falta de um controle de despesas familiar até a perda de um emprego, por exemplo. E por ser um tema tão delicado, a cobrança de alunos inadimplentes deve ser cautelosa e amigável, para não afetar negativamente o relacionamento com as famílias.
Mas além da cobrança, é possível diminuir esse indicador com outras ações? A boa notícia é que sim! A seguir, trouxemos 3 passos para a sua escola reduzir a inadimplência escolar, confira!
Passo #1: Implementar uma régua de cobrança para inadimplência escolar
O primeiro passo na busca pela redução da inadimplência escolar é implementar uma régua de cobrança. Essa técnica estabelece de que forma a comunicação de cobrança será feita com os responsáveis pelo aluno.
Dessa forma, a régua de cobrança organiza:
- Qual será a periodicidade das cobranças: após quantos dias de inadimplência serão enviados comunicados às famílias? O tempo de intervalo entre um comunicado e outro será sempre o mesmo? Ou dependerá de outros fatores? A estratégia de cobrança é definida pela escola com base na melhor forma de conduzir esse processo.
- Quais canais serão utilizados para comunicação: e-mail, aplicativo, portal on-line ou telefone? A sua escola define quais opções são mais eficazes.
- Qual linguagem será adotada pela escola: a cobrança de atrasos recorrentes será a mesma de um atraso pela primeira vez? Após o primeiro comunicado, a cobrança será igual ou diferente? É preciso estipular como a escola tratará a linguagem para a cobrança de inadimplência.
Para facilitar a implementação da régua de cobrança, usar a tecnologia ao seu favor é uma excelente escolha. Afinal, com um sistema de gestão educacional, é muito mais simples definir todos os parâmetros que mencionamos antes.
Quem nunca esqueceu de pagar alguma conta, mas foi lembrado por uma notificação no celular? Por isso, com o uso de um sistema, o envio de notificações, sejam elas via aplicativo, e-mail ou portal on-line é automático, basta configurar o sistema para isso e rever o processo, ajustando os parâmetros, sempre que necessário. Dessa forma, você adota mais uma medida para garantir o pagamento das mensalidades.
Por falar nisso, você já pensou na praticidade que um sistema traz para a sua equipe? Sem dúvidas, com a tecnologia, o financeiro da escola pode ficar tranquilo quanto às cobranças das mensalidades, pois não precisará despender tempo com a cobrança individual, exceto em casos muito pontuais.
Por fim, a régua de cobrança padroniza o processo e garante a comunicação entre a escola e as famílias, sendo uma importante ferramenta de gestão da inadimplência.
Passo #2: Disponibilizar formas de pagamento e uma política de descontos
Para contribuir com o pagamento das mensalidades escolares, é fundamental que a instituição de ensino ofereça diferentes formas de pagamento aos responsáveis.
Hoje, os meios de pagamento estão cada vez mais facilitados e diversificados, e a escola pode aproveitar para se atualizar e mostrar à comunidade escolar que é adepta das inovações financeiras.
Por isso, além dos formatos convencionais de recebimento como dinheiro e cheque, invista em formas de pagamento como PIX, cobrança recorrente com cartão de crédito, transferências bancárias e boleto bancário.
Esses modelos de pagamento, além de simples e ágeis, garantem a segurança das transações financeiras, tanto para quem paga quanto para quem recebe.
Atrelado às formas de pagamento, é essencial definir uma política de descontos ou política de benefícios. A política é um documento que estabelece os descontos ou benefícios para as famílias que pagarem as mensalidades no dia de vencimento ou de forma antecipada.
Essa é uma excelente estratégia para reduzir a inadimplência, já que qualquer desconto diminui o valor da mensalidade e ajuda os responsáveis a garantirem o pagamento.
Da mesma forma, é possível conceder algum benefício. Por exemplo, irmãos que estudam na mesma escola podem pagar só uma taxa de rematrícula ou a metade do valor da mensalidade de janeiro. Certamente os responsáveis ganham um excelente benefício com essa prática e você garante o recebimento da mensalidade.
Entretanto, não basta só ter uma régua de cobrança, uma política de descontos e diversas formas de pagamento. É necessário gerenciar as métricas financeiras da escola e negociar com as famílias inadimplentes que não conseguiram quitar as mensalidades mesmo com as estratégias adotadas acima.
Passo #3: Gerenciar indicadores e negociar com os inadimplentes
O terceiro passo para reduzir a inadimplência escolar é gerir os indicadores de inadimplência periodicamente em conjunto com a régua de cobrança.
Assim, para fazer uma boa gestão financeira, é necessário definir métricas e colocá-las no planejamento escolar como meta ou objetivo da escola. Por exemplo, se a intenção da sua instituição é manter a taxa de inadimplência em 8%, algumas medidas precisarão ser tomadas para isso. Então, que tal incluir essas medidas em um plano de ação?
Por fim, mesmo com todas as práticas que mencionamos até aqui, é possível que ainda haja famílias inadimplentes em sua escola. Isso faz parte do contexto escolar, já que os motivos que levam à inadimplência são externos, fora do controle da instituição.
Diante disso, a régua de cobrança também pode estabelecer de que forma será a comunicação com essas famílias que continuam inadimplentes. E para tentar negociar, você pode propor condições diferenciadas para quitação da dívida, como:
- Parcelamento do valor da dívida em um número determinado de parcelas, com juros ou sem juros;
- Pagamento do valor total da dívida à vista com desconto;
- Pagamento de um percentual de atraso embutido nas mensalidades futuras;
- Entre outras condições.
Para finalizar, que tal conhecer como as nossas soluções ajudam a pôr em prática as ações listadas acima? O Agenda+, por exemplo, é um aplicativo que facilita a comunicação entre a escola e as famílias.
Além disso, com o A+ Unimestre, a sua escola faz a gestão financeira completa da instituição, acompanha indicadores como índice de inadimplência, taxa de cancelamento de matrículas, taxa de ocupação, ticket médio, entre outros, e tudo isso com segurança, agilidade e simplicidade.
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