Como fazer um planejamento escolar?

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O planejamento estratégico escolar é um processo muito importante e impacta diretamente todos os envolvidos na escola. Talvez você esteja buscando orientações sobre como fazer um bom planejamento escolar, ou pode ser que você deseja conhecer alguma boa prática para melhorar esse processo em sua escola, certo?

Independentemente de qual for o caso, esse artigo é para você, pois nele listamos um passo a passo sobre a elaboração do planejamento escolar, com dicas valiosas para uma construção eficaz. Confira!

O que é um planejamento escolar?

O planejamento escolar é um processo que visa a elaboração e a documentação dos objetivos e metas da escola, servindo como instrumento de trabalho para gestores, professores e colaboradores da instituição.

Esse processo ajuda na gestão de todos os recursos da escola, sejam eles humanos ou materiais. A partir dele, é feito um plano de ação para desdobrar os procedimentos e colocar em prática o que foi proposto no planejamento.

O plano de ação, por sua vez, é composto por atividades a serem realizadas, cada uma delas atribuídas a responsáveis, dentro de um determinado prazo.

Nesse sentido, o planejamento escolar engloba não só a parte administrativa, burocrática e estratégica da escola, mas também a parte pedagógica. Por isso, o Projeto Político Pedagógico (PPP) origina-se do planejamento escolar.

Mas qual o ponto de partida do planejamento? 

Ele começa pela missão, visão e valores da escola, afinal, são eles os responsáveis por nortear os objetivos e metas a serem alcançados.

Se a sua escola já possui missão, visão e valores definidos, vale entender se ainda fazem sentido dentro do contexto e realidade atual da sua comunidade escolar. Caso a sua instituição ainda não tenha isso definido, é possível co-construir com a equipe escolar.

Dessa forma, para tornar o processo de planejamento escolar maiscolaborativo, busque envolver todas as equipes da instituição, pois quanto mais ideias e quanto maior o engajamento, melhores serão os resultados.

Essa prática faz parte de uma gestão democrática e participativa, já que todos que fazem parte da escola são impactados.

E qual a periodicidade para elaboração do planejamento?

 As escolas procuram fazê-lo de um ano para o outro, para que o plano de ação seja desdobrado durante o próximo período letivo. Por isso, nada melhor do que fazer o planejamento com antecedência, se possível antes do recesso escolar de final de ano ou no começo do ano, antes do início das aulas.

Isso não significa que o planejamento seja um processo fixo, que não possa ser revisitado. Pelo contrário, é necessário acompanhar as ações previstas e, se necessário, revisá-lo e ajustar os pontos que estão fora de rota.

Mas na prática, como fazer um planejamento escolar? Continue a leitura e entenda como um passo a passo pode ser útil nessa construção.

Passo a passo: como fazer um planejamento escolar

Longe de ser uma tarefa fácil, fazer um planejamento escolar é bastante desafiador e necessita de um passo a passo estruturado e detalhado para se ter êxito nas ações que serão planejadas.

Dessa forma, para auxiliar as escolas, listamos abaixo um passo a passo de como fazer um planejamento escolar. Ressaltamos que esta é apenas uma orientação para nortear as escolas e educadores na construção do planejamento, pois cada instituição tem autonomia para implementar aquilo que faz sentido e cabe dentro da sua realidade escolar. Confira:

1° passo: Fazer um diagnóstico da escola

Tão importante quanto saber aonde se quer chegar, é saber em qual estágio se encontra. Por isso, o primeiro passo para elaborar o planejamento escolar é fazer um diagnóstico da escola, considerando todas as áreas que integram a instituição: administrativa, financeira, pedagógica e todas as demais. 

Na etapa do diagnóstico, é possível coletar informações sobre a instituição de ensino, sejam espaços de oportunidades ou até mesmo desafios e necessidades de melhoria.

Por meio de pesquisas, a escola percebe tanto a opinião interna, isto é, de funcionários, professores, gestores, quanto a opinião externa, de alunos e famílias em relação à comunidade escolar.

De posse dessas informações, a instituição consegue mobilizar estes dados para análises que servirão de base para as próximas etapas do planejamento.

Além disso, é importante ouvir alunos e famílias sobre o que acham do corpo docente e demais colaboradores escolares, por meio de pesquisas de opinião.

É válido, também, ouvir o que a própria comunidade escolar enxerga sobre os colaboradores. Para além, aplicar uma autoavaliação ao corpo docente é essencial, pois possibilita um caminho para que os professores possam refletir sobre suas próprias práticas.

A partir de todo este mapeamento, os gestores podem marcar bate-papos individuais com os colaboradores para dar estes feedbacks, traçando, junto a eles, planos de ação e de desenvolvimento profissional.

Por fim, a escola precisa ter ciência do contexto e da realidade em que está inserida para que possa estabelecer objetivos e metas coerentes e viáveis de serem alcançadas.

Isso significa que não é estratégico estabelecer metas inatingíveis ou se comparar a outras instituições e definir os mesmos objetivos que elas. Para isso, o diagnóstico é fundamental, já que apresenta como de fato a escola é.

2° passo: Consolidar os dados obtidos pelo diagnóstico

Para que os dados não fiquem soltos ou esquecidos, é preciso consolidá-los e registrá-los, fazendo um bom uso de metodologias e ferramentas. Isso facilitará a análise das informações para uma melhor elaboração e, consequentemente, execução do planejamento estratégico escolar.

Em muitas empresas, nas mais variadas áreas de atuação, há uma metodologia que é bastante utilizada: a Análise SWOT. Na área educacional, também é possível usar essa metodologia, pois a escola, apesar de ter um propósito educacional, também é um negócio que precisa de um olhar administrativo, a fim de garantir a saúde financeira e uma boa gestão da instituição.

A sigla SWOT origina do inglês e significa Strengths (Força), Weakness (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). A metodologia permite uma visão geral do cenário da escola, desde os pontos positivos e os pontos de melhoria internos até situações externas como quais são as instituições de ensino concorrentes e as circunstâncias externas que geram oportunidades para a escola. Uma excelente maneira de compreender o contexto da escola, certo?

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3° passo: Envolver a comunidade escolar no planejamento

Envolver as pessoas que fazem parte da escola no planejamento escolar é essencial em uma gestão escolar democrática. Nesse sentido, tanto o diagnóstico quanto o planejamento devem contar com a participação de professores, colaboradores e, se possível, até de alunos e famílias, afinal, todos são impactados com as decisões tomadas no planejamento e, por isso, a participação de todos é fundamental.

Quanto maior for a participação na construção do planejamento, maior será o engajamento no cumprimento do plano de ação. Além disso, essa prática fortalece o relacionamento entre o gestor escolar e a comunidade.

É claro que além do envolvimento de toda a equipe escolar, a instituição precisa ter um respaldo legal e um alinhamento com os documentos oficiais para o planejamento escolar, considerando a legislação municipal, estadual e federal, além da Base Nacional Comum Curricular (BNCC).

4° passo: Definir objetivos e metas

Sem dúvidas, esta é a etapa mais extensa e estratégica do planejamento. Isso porque é nessa hora que a instituição definirá como será o próximo ano letivo, do ponto de vista administrativo, financeiro e pedagógico.

Assim, essa etapa exige bastante comprometimento de todos e uma visão completa da escola. Confira quais itens devem ser avaliados nesta etapa:

  • Projeto Político Pedagógico (PPP): é importante revisitar o PPP e avaliar se o que está no documento ainda faz sentido no atual contexto e realidade da escola ou se é necessário fazer mudanças;
  • Resolução de problemas: o diagnóstico feito na primeira etapa pode apresentar diversos problemas, logo, o momento de definir objetivos e metas é propício para pensar em soluções, priorizando as questões mais urgentes para o próximo ano letivo;
  • Propostas de melhorias: sempre há oportunidades de fazer melhorias na escola, sejam elas do ponto de vista administrativo ou pedagógico. Como falamos antes, o diagnóstico apresentará as melhorias necessárias e as mais urgentes;
  • Recursos físicos: esta etapa oportuniza planejar os recursos necessários para o próximo ano letivo, tanto para solucionar problemas ou realizar melhorias, quanto para adquirir recursos de rotina. Alguns exemplos são: materiais para o estoque da cozinha e do almoxarifado. Também é necessário checar se os recursos técnicos como hardware e software estão funcionando, se as licenças de soluções tecnológicas estão em dia, se a infraestrutura da sala de tecnologia está em ordem. E, por último, vale listar manutenções necessárias em mobiliários, limpeza e pintura dos espaços, conserto na parte elétrica, investimentos na biblioteca, entre outros itens e locais;
  • Recursos humanos: este item visa o planejamento da equipe escolar. É necessário identificar se alguma área precisa de reforço de colaboradores, se o quadro de professores é suficiente, se existem mapeadas opções caso precisem de novos professores, técnicos e outros funcionários. Isso ajudará a escola a não ser pega desprevenida.
  • Formação de professores: a escola tem a responsabilidade de atualizar seus colaboradores em relação às tendências do mercado educacional, legislações e novas metodologias. Por isso, é essencial que este item conste no planejamento, listando quais recursos serão necessários e quais temáticas serão abordadas na formação continuada desses profissionais.
  • Orçamento: com as informações anteriores em mãos, é possível elaborar um orçamento com os recursos financeiros necessários para o atingimento dos objetivos e metas. Um orçamento bem elaborado reduz despesas desnecessárias e não compromete a saúde financeira da instituição de ensino.

Ressaltamos que, assim como nas etapas anteriores, é essencial considerar o contexto e a realidade da escola no momento de definir os objetivos e metas para o próximo ano letivo.

Isso fará com que o planejamento seja útil e alcançável, pois de nada adianta pensar em objetivos e metas que não estão alinhados ao contexto e à realidade da instituição.

Uma boa prática para ter mais êxito na elaboração dos objetivos e metas para o próximo período letivo, é analisar os planejamentos escolares dos anos anteriores.

Ao verificar o desempenho das metas passadas, identificando quais foram atingidas ou os motivos que justificam o não alcance de alguma delas, será mais fácil pensar em novas estratégias e avaliar se vale a pena mantê-las ou revê-las. 

Por isso, é importante ter em mente quais resultados você tem hoje e quais deseja alcançar para o crescimento da instituição de ensino atrelados, obviamente, ao cumprimento do propósito da escola.

5° passo: Elaborar um plano de ação

Após listar todos os objetivos e metas da escola, é necessário elaborar um plano de ação a fim de colocar em prática as propostas feitas pela instituição. E como cada meta demanda um determinado tempo para execução, recomendamos distribuí-las em metas de curto, médio e longo prazo. 

Também é preciso mensurar as metas, ou seja, acompanhá-las por meio de indicadores. Falamos melhor sobre isso no passo número 6, que você verá logo adiante.

Dessa forma, assim como o planejamento é um documento que direciona todos os envolvidos com a escola, o plano de ação também assume um papel norteador, ou seja, lista de forma detalhada todas as ações a serem feitas para atingir os objetivos e metas.

O plano de ação pode ser feito em formato de cronograma, listando todas as ações necessárias, os responsáveis pela conclusão, bem como o período de realização, o status de cada atividade e um campo de observações para eventuais anotações. Para elaborar este cronograma, você pode utilizar uma planilha, por exemplo.

Além disso, é possível usar outros formatos e metodologias, como o Kanban, que é bastante conhecido no meio corporativo, mas que pode ser aplicado também no meio educacional.

Este é um método de gestão de projetos que busca deixar à vista as atividades que vêm sendo desenvolvidas por toda a equipe envolvida no projeto. 

Ele pode ser colocado em um ambiente compartilhado, como a sala dos professores, por exemplo, de modo que todos possam acompanhar o andamento do planejamento escolar, sempre dando espaço para uma visibilidade, dinamismo e eficiência da gestão escolar. 

como fazer um planejamento escolar com o metodo kanban
Exemplo de Kanban exposto em um ambiente compartilhado.

Há, ainda, ferramentas digitais que permitem o uso da metodologia Kanban no ambiente on-line, tal como o Trello. De maneira fácil, intuitiva e coletiva, essa ferramenta cria um ecossistema de registro e troca, o qual pode ser acessado de qualquer computador ou celular.

Dito tudo isso, fica claro aqui a importância de se acompanhar o cronograma periodicamente, assegurando que as ações estão sendo realizadas e prevendo algum entrave que precisa de uma atenção da gestão escolar.

Também é fundamental deixar o plano visível para toda a comunidade escolar, agindo com transparência e promovendo uma gestão participativa. Com o método Kanban, por exemplo, isso já acontece durante o próprio uso da ferramenta.

Para concluir este passo, ressaltamos uma boa prática também muito comum no meio corporativo, principalmente no scrum da metodologia ágil: as dailys ou reuniões diárias com a equipe. Como o próprio nome já diz, a daily acontece diariamente, sempre no mesmo horário, com duração exata de 15 minutos (ou mais, dependendo do tamanho da equipe).

Nelas, todos os envolvidos compartilham as atividades que já foram finalizadas, bem como as dificuldades para finalizar as demais. Assim, toda a equipe fica alinhada sobre o que está acontecendo em relação ao planejamento, e uns ajudam os outros na resolução das pendências.

6° passo: Gerenciar o planejamento escolar

Por fim, é necessário compreender que o planejamento escolar pode e deve ser revisitado, revisado e ajustado sempre que necessário. Com isso, torna-se muito mais simples identificar problemas ao longo do caminho e fazer ajustes de rota.

Além disso, mensurar resultados, acompanhando métricas estratégicas para a realidade da sua escola é fundamental para obter dados para uma gestão mais eficiente e para os planejamentos futuros.

Como citamos no passo número 5, o ideal é dividir as metas da sua escola em metas de curto, médio e longo prazo. É possível, também, estabelecer “metas meio” que são metas menores que permitem o alcance das metas fim. 

Por exemplo: se a intenção da sua escola é reduzir a inadimplência – sendo esta uma meta fim – a meta meio pode ser a definição de uma régua de cobrança para padronizar a comunicação da escola com os estudantes ou responsáveis inadimplentes.

Outra maneira bastante interessante e estratégica para definir e gerir as metas e objetivos é a implementação da Metodologia OKR (Objective and Key Result, e em português Objetivo e Resultado-Chave). 

A Metodologia dos OKRs, em resumo, define objetivos macro e metas micro para alcançá-los. Ou seja, um objetivo se desdobra em várias metas e dessa forma é muito mais fácil executar as ações e acompanhar o planejamento escolar, já que ele é revisitado periodicamente.

Para tornar mais prático, pense na captação de alunos da sua escola. Supondo que você deseja captar 10% de alunos a mais que o ano anterior (objetivo macro), quais metas precisará estabelecer para tornar isto realidade? Investir em uma campanha de marketing? Implementar a matrícula de forma online? Adquirir um novo material didático mais atrativo? Essas são as possíveis metas micro para o alcance do objetivo principal. 

Para finalizar, você sabe de que maneira a tecnologia apoia o planejamento escolar e auxilia o alcance dos objetivos da escola? Descubra no próximo tópico!

Como fazer um planejamento escolar com o apoio da tecnologia?

A Plataforma A+ possui soluções digitais de gestão escolar e de ensino-aprendizagem, que visam aumentar o engajamento e o aprendizado dos estudantes, bem como otimizar o dia a dia das instituições de ensino, aproximando o relacionamento família e escola.

Com o Agenda+, por exemplo, é muito mais fácil organizar o dia a dia escolar, facilitando a comunicação entre escola, estudantes e responsáveis.

Além disso, as ferramentas Matrícula+ e o A+ CRM possibilitam a gestão comercial e a efetivação simples e rápida de matrículas e rematrículas, sem filas e sem complicação, além de promover um acompanhamento em tempo real do seu ciclo de matrículas.

Já a solução A+ Unimestre facilita a gestão acadêmica e financeira da sua instituição, tudo isso de forma integrada, ágil e simplificada, desde a captação de estudantes à geração das mensalidades, como também, dos contratos à emissão do diploma. 

Para potencializar a sua gestão, o A+ Unimestre gerencia diversos processos da escola: desde a secretaria escolar, passando pelo setor financeiro, até o estoque e almoxarifado, sempre fornecendo indicadores que apoiam a gestão financeira e escolar. 

Essas são apenas algumas das soluções da Plataforma A+ que possibilitam uma gestão escolar baseada em dados e indicadores, fortalecendo a tomada de decisões estratégicas e gerando mais eficiência administrativa.

Dessa forma, o gestor escolar consegue se dedicar ao relacionamento com a comunidade escolar, ao planejamento pedagógico e à formação e desenvolvimento de suas equipes.

Se você chegou até aqui, deve ter percebido que o planejamento escolar é desafiador, mas também é uma grande oportunidade de trabalhar em equipe, visando resultados e benefícios para todos.

Esperamos que este passo a passo tenha sido útil para você. Conheça melhor as nossas soluções e otimize a gestão da sua escola para alcançar os resultados esperados para o próximo ano letivo!

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