Tão importante quanto a captação de novos alunos é a gestão da permanência dos atuais estudantes. Por isso, é fundamental ter um processo de renovação de matrícula simples e de qualidade .
Isso porque a retenção de clientes é mais barata, já que “conquistar um novo cliente custa entre 5 e 7 vezes mais do que manter um atual”, segundo Philip Kotler, referência em administração e marketing organizacional.
De outro lado, clientes bem-atendidos e felizes com o que recebem agregam muito valor, pois “a melhor propaganda é feita por clientes satisfeitos” – Philip Kotler.
Na prática, é muito mais provável que uma família matricule o filho numa escola recomendada por amigos ou familiares do que noutra que nunca ouviu falar. Nesse sentido, você percebe como captar e reter estudantes é uma via de mão dupla?
Mas, se ao pensar no processo de rematrícula, você já imagina as filas se formando na secretaria escolar, saiba que dá pra evitar essa dor de cabeça.
E é sobre isso que vamos falar neste artigo. Continue lendo e saiba a importância de organizar, comunicar e fazer a gestão das rematrículas escolares.
Além disso, entenda o quanto a rematrícula online pode otimizar esse momento na sua instituição, entregando uma melhor experiência para toda a comunidade escolar.
Organize o processo de renovação de matrícula com antecedência
O ciclo de matrículas é um momento bastante esperado pelas escolas. Afinal, determina a captação de novos estudantes e a renovação de matrículas.
Entretanto, as ações do ciclo não acontecem isoladas, pois a escola continua com as atividades normais. Além disso, divide o período de matrículas com eventos que acontecem ao mesmo tempo, tais como conselho de classe, comemoração de datas festivas e outros.
Nesse contexto, independentemente da periodicidade do ciclo de matrículas, sendo ele semestral ou anual, é fundamental organizá-lo com antecedência. Dessa forma, a escola garante tranquilidade às famílias, aos estudantes e à própria instituição.
Vale lembrar que se a rematrícula acontece no final do ano, há um volume ainda maior de eventos ocorrendo nesse período. Planejamento para as férias em família e feriados de Natal e Ano Novo são alguns exemplos. Portanto, é essencial ajudar as famílias a não esquecer o período de rematrícula, passando por ele sem preocupações e burocracias.
Além disso, ao avisar com antecedência, você evita perder o estudante para outra instituição de ensino que tenha um processo ou campanha de rematrícula mais planejado, estruturado e até mesmo mais atrativo.
Leia também: Como evitar a evasão escolar? 5 acções para colocar em prática hoje mesmo
O que considerar na organização do processo de renovação de matrículas
Veja alguns pontos para organizar nesse processo:
- Defina uma campanha de renovação de matrícula: além de campanhas de captação de alunos, também é possível fazê-las para a renovação de matrículas. Nesse caso, é necessário definir o formato da campanha: físico, digital ou ambos, quais os canais de divulgação, valor do investimento, ações necessárias, os objetivos e metas;
- Determine o período de rematrícula: é interessante definir um calendário para as rematrículas, buscando encaixá-lo em um período mais tranquilo para a instituição poder se dedicar a este momento. Lembre-se ainda de informar a data de início das aulas para que as famílias possam planejar o retorno das férias escolares;
- Defina papéis e responsabilidades: ao pensar na equipe escolar, quais times precisam estar no atendimento às famílias, na gestão administrativa e financeira e na equipe de comunicação e marketing? Defina papéis e responsabilidades para as pessoas envolvidas neste processo;
- Determine as condições para rematrícula: todos os envolvidos devem conhecer as condições para rematrícula. Por exemplo, se um aluno estiver inadimplente, possivelmente a sua escola não seguirá com ele no próximo ano letivo. Sugerimos buscar formas de negociação da inadimplência antes mesmo da renovação da rematrícula, evitando o abandono ou evasão escolar;
- Verifique atualizações contratuais: o contrato de prestação de serviços educacionais têm cláusulas específicas, as quais determinam a relação estabelecida entre escola e famílias. Contudo, é interessante verificar se o documento precisa ser atualizado, considerando mudanças na legislação. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é um exemplo. Se a sua instituição usar dados de estudantes em novos processos, são necessárias atualizações no contrato de rematrícula;
- Atualize as condições de pagamento: com as novas tecnologias financeiras, é inviável permitir o pagamento de mensalidades apenas por dinheiro e boleto. Considere implementar formas de pagamento mais acessíveis, como PIX e cobrança recorrente por cartão de crédito. Lembre-se de informar essa mudança também no contrato de rematrícula;
- Defina um plano de ação: para acompanhar as ações previstas na sua campanha de renovação de matrículas, nada melhor que ter um plano de ação com etapas bem estabelecidas, claras para todos e que possa ser acompanhado pela gestão escolar. Dessa forma, você garante que as ações estão sendo desenvolvidas dentro dos prazos estabelecidos, entregando os resultados esperados.
Download gratuito: Modelo de Cronograma Ciclo de Matrículas.
Comunique o processo de rematrícula com eficiência
Organizado o processo, agora é a hora de caprichar na comunicação para os estudantes e famílias.
Essa etapa também pode ser definida já na campanha de renovação de matrículas, como comentamos antes.
Neste tópico, daremos algumas dicas de como você pode potencializar a comunicação para a sua comunidade escolar. Primeiro, é preciso entender o que deve ser comunicado:
- Calendário do período de renovação de matrículas;
- Calendário escolar com início das aulas e outras datas importantes;
- Lista de documentos necessários para a rematrícula (se for o caso);
- Atualizações contratuais (incluindo legislação, formas de pagamento etc.);
- Como fazer a rematrícula: local, horário de atendimento e passo a passo para concluir o processo.
Definidos esses pontos, em quais canais a escola deve comunicar? Em canais físicos, como um outdoor, mural da escola, agenda escolar física e outros, é necessário elaborar mensagens claras e chamativas, captando a atenção das famílias.
Se a sua escola optar por canais digitais, esse processo se torna mais fácil e ágil. Afinal, a comunicação acontece em grande escala. Diversos meios podem ser usados para isso, tais como redes sociais da escola, envio de e-mail, banner em site institucional, aplicativo de comunicação, aviso em grupos de mensagem e outros.
Facilitar a comunicação é essencial para proporcionar, inclusive, o esclarecimento de dúvidas de forma mais rápida e assertiva.
Dica extra: que tal aproveitar esse momento para fazer uma atualização cadastral? Isso evitará retrabalho na emissão do contrato de prestação de serviços educacionais e deixará o cadastro dos estudantes e famílias atualizado na instituição, reduzindo qualquer tipo de problema por dados desatualizados.
Lembre-se de esclarecer de antemão o máximo possível de dúvidas, com informações claras e objetivas, diminuindo os obstáculos para a rematrícula.
Facilite a renovação de matrícula com a tecnologia
Para evitar filas, reduzir a emissão de papéis, economizar recursos e ter mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, uma boa opção é adotar ferramentas digitais que apoiem o processo de renovação de matrículas.
O primeiro passo para a transformação digital é oferecer uma rematrícula online, dando autonomia para os estudantes e famílias.
Ao permitir o envio de documentos e o preenchimento de dados online, bem como a impressão de documentos digitais, você melhora a experiência da sua comunidade escolar.
Por falar nisso, o segundo passo é permitir a emissão e impressão de documentos online, tais como o contrato escolar, o termo de renovação de matrícula, o atestado de matrícula e outros documentos específicos da sua IE.
Se as famílias precisam apresentar tais documentos no trabalho, por exemplo, para recebimento de benefícios trabalhistas, como o auxílio-creche, a emissão digital resolve essa demanda rapidamente.
Por fim, ter um sistema de gestão educacional que possibilite a assinatura digital de documentos, otimizando o tempo das famílias, sem que elas precisem se deslocar até a escola apenas para assinar um documento, faz toda a diferença.
Nossa recomendação é que você transforme as visitas à escola mais estratégicas! Ter tempo de qualidade para atender as famílias por telefone ou presencialmente é essencial para fortalecer a relação escola-família.
Faça a gestão das rematrículas
Simplificar o processo de renovação de matrícula não só beneficiará os estudantes e famílias, mas também a escola.
Afinal, a instituição poderá fazer a gestão de matrículas efetivadas, com pendências de documentos e casos inadimplentes. Vale destacar que com um sistema de gestão educacional, isso acontece em tempo real, além de centralizar todas as informações num único local, facilitando a construção de uma base de dados.
Agora que você já sabe os passos necessários para simplificar o processo de renovação de matrícula, confira como reduzir a inadimplência escolar.
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