Que a campanha de matrícula escolar é um dos momentos mais importantes para a escola, você já sabe. E é por esse motivo que é fundamental dedicar esforços para fazer campanhas planejadas, com ações estratégicas, aumentando, assim, a chance de ter excelentes resultados.
Infelizmente, existem alguns erros comuns às instituições de ensino, os quais podem prejudicar esse período tão relevante. Para te ajudar a evitar essas práticas e potencializar ainda mais o seu número de matrículas, neste conteúdo listamos esses itens e explicamos os impactos deles na captação de estudantes.
O que evitar em sua campanha de matrícula escolar?
Quando o período de matrículas está se aproximando, tudo o que a escola quer é ver os novos alunos que farão parte do próximo ano letivo.
Porém, uma campanha de matrículas mal planejada pode não gerar os resultados esperados e, consequentemente, causar frustrações em toda a comunidade escolar. Pensando nisso, listamos algumas dicas para te auxiliar nesse momento tão importante de captação! Confira:
1. Falta de planejamento
O primeiro erro antes de começar uma campanha de matrícula escolar é a falta de um planejamento com todas as etapas necessárias para a conclusão desse processo.
É o planejamento que determina os objetivos da campanha, guiando todos os esforços para captação de estudantes. “Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”. Essa frase do livro Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carroll, gera uma ótima reflexão, não é mesmo?
E quando qualquer caminho serve, qualquer resultado pode ser obtido. Não é possível fazer um trabalho preditivo. Por isso, envolva todos os responsáveis pelo processo e faça um planejamento colaborativo.
Para os próximos ciclos de matrículas, você pode aproveitar o planejamento já construído e adaptá-lo para o novo período, otimizando, assim, o tempo de todos. É necessário incluir a campanha ao cronograma com as demais ações planejadas pela sua escola. Assim, a sua equipe já fica ciente desse período, a postos para fazer acontecer.
2. Falta de orçamento definido
Em segundo lugar, está a falta de orçamento definido para a campanha de matrícula escolar. Esse passo é fundamental, afinal, é o orçamento que garante os recursos financeiros para as ações da sua campanha.
Mobilizar as finanças somente na chegada do ciclo de matrículas poderá afetar o caixa da sua IE, movimentando recursos que estão destinados para outros fins.
Lembre-se de que uma campanha de matrículas de sucesso envolve investimentos, necessários para potencializar o alcance da sua campanha, bem como a conversão de matrículas.
Além disso, ao prever todos os recursos necessários, você não corre o risco de prejudicar as outras contas do seu orçamento, garantindo a gestão financeira da instituição sem dor de cabeça.
3. Falta de definição de metas e acompanhamento do ciclo de matrículas
É preciso ter objetivos muito claros, afinal, uma campanha de matrícula escolar sem metas pode alcançar resultados insatisfatórios.
Embora a meta principal seja atingir o maior número de conversão de matrículas, existem outras metas importantes a considerar, tais como: o público que se quer atingir, estudantes e famílias que estejam alinhadas com os valores da escola e assim por diante.
Além da captação de novos alunos, esse período conta com a renovação de matrículas, ou seja, retenção dos alunos que já estudam na sua instituição.
Nesse sentido, é preciso saber o percentual de retenção para estimar a capacidade de novos ingressantes, não ultrapassando a capacidade física que a sua instituição possui.
Assim, você garante que está ofertando aquilo que consegue atender. Então, estabeleça metas, defina as ações necessárias para o alcance delas e lembre-se de acompanhar o desempenho do ciclo de matrículas, certificando-se de que todos os passos estão sendo concluídos.
E por falar em ciclo de matrículas, sabemos que este momento exige atenção do gestor escolar. Por isso, elaboramos um cronograma completo e gratuito que pode te ajudar nessa tarefa. Aproveite!
4. Falta de estratégias de marketing
Outro erro ao fazer uma campanha de matrícula escolar é não ter estratégias de marketing previamente definidas. E qual a consequência disso? Sua escola com período de matrículas aberto, mas sem conseguir alcançar de fato as famílias interessadas.
Quando falamos dessas famílias, estamos nos referindo àquelas que têm o perfil de cliente ideal para a sua escola, o que no marketing também é chamado de persona.
Nesse sentido, é fundamental conhecer o seu potencial cliente, entender as necessidades e desejos dele e até mesmo quais fatores o levam a ter objeções na hora de fechar a matrícula.
Caso ainda não tenha claro quem é a sua persona ou acredite que precisa revisar o perfil do seu cliente, você pode fazer estudos de mercado e persona. Uma agência ou consultoria de marketing pode apoiá-lo, além, é claro, da própria equipe de marketing interna, caso a sua instituição possua.
Assim, você poderá listar estratégias alinhadas a persona da sua instituição de ensino, investindo em ações de marketing muito mais coerentes para este público, evitando desperdícios de recursos financeiros e de tempo.
Saiba mais: Estratégias de marketing escolar: palestra com Igor Mundim da Inspira
5. Falta de divulgação dos diferenciais escolares
Além dos itens listados até aqui, outro ponto de atenção é a falta de divulgação dos diferenciais escolares para os estudantes e famílias, por meio dos canais de comunicação que a escola utiliza.
Isso porque são eles que influenciam (e muito!) na decisão de matrícula. Afinal, há uma infinidade de escolas que oferecem os mesmos serviços educacionais. Logo, a que se destaca, do ponto de vista de determinada família, é a escolhida.
Portanto, tenha clareza sobre as fortalezas da sua instituição! Pode ser um programa bilíngue, um desempenho referência em olimpíadas do conhecimento ou uma equipe pedagógica especialista, por exemplo. E como próximo passo, valorize a qualificação de toda a equipe escolar para que tenham um discurso alinhado ao atender as famílias.
Além disso, a sua escola também pode divulgar os diferenciais de outras maneiras durante todo o ano letivo. Para tanto, apostar em estratégias de marketing é essencial. Destacamos a importância de divulgar nas redes sociais da escola e incentivar as famílias a compartilharem os diferenciais com outras pessoas, gerando, assim, o marketing boca a boca.
Reforçamos que as estratégias adotadas podem ser intensificadas durante o ciclo de matrículas. Tal prática pode, inclusive, influenciar a rematrícula dos estudantes veteranos. Por isso, conheça e divulgue os diferenciais sem medo!
6. Falta de uma política de descontos
Esse é um ponto muito importante a considerar, pois não ter uma política de descontos pode fazer você perder matrículas!
Imagine que uma família está em dúvida se fecha a matrícula do filho com a sua escola ou outra da mesma região. Ambas oferecem serviços educacionais muito similares e até mesmo os diferenciais são parecidos.
Mas a escola concorrente tem uma política de descontos que a sua não tem. Com qual escola você acredita que esta família vai efetivar a matrícula?
Reforçamos que há várias possibilidades para uma política de descontos, como:
- Campanha de indicação;
- Desconto para mensalidade antecipada;
- Desconto para estudantes da mesma família;
- Bolsa de estudo
- Descontos para colaboradores de empresas parceiras;
- E outras.
Cabe a sua instituição entender quais estratégias são relevantes, sem prejudicar o orçamento escolar.
E por falar em concorrentes, é muito importante também conhecer quem são eles, fazendo uma análise da concorrência. Dessa forma, ao entender o que fazem, quais são as estratégias de marketing e desconto que utilizam, quais diferenciais oferecem, será mais fácil melhorar o seu processo de conversão de novas matrículas.
Veja também: Conheça 3 passos para reduzir a inadimplência escolar e ter mais resultados
7. Falta de uma experiência digital
Oferecer uma experiência digital para os estudantes e responsáveis faz parte dos diferenciais de uma instituição de ensino.
As escolas precisam buscar meios de fazer parte da transformação digital que vem acontecendo em todo o mundo, nos mais diversos segmentos organizacionais.
Nesse sentido, investir em um processo de matrícula e rematrícula online, por exemplo, já coloca a sua escola à frente de outras.
Autonomia, redução de custos com deslocamento até a escola, otimização de tempo e acesso digital são palavras-chave que fazem brilhar os olhos de estudantes e responsáveis. Sem falar que a sua gestão educacional também ganha mais eficiência operacional!
Case de Sucesso – O Pequeno Polegar: experiência digital diferenciada
Sabendo quais são os 7 erros que podem prejudicar a sua campanha de matrícula escolar, que tal assistir ao nosso webinar sobre como aumentar a captação de alunos e potencializar ainda mais o seu ciclo de matrículas?
