As ações para aumentar a retenção de alunos estão diretamente relacionadas àquelas para reduzir os índices de evasão. Nesse sentido, há duas perguntas interessantes para você fazer a si mesmo: quais os motivos que levam as famílias a manter os filhos na sua escola? E quais as razões que as levam a transferir os filhos para outras instituições?
Ter clareza dessas respostas é fundamental para dar os primeiros passos na prática de retenção de estudantes, ação que gera impactos muito maiores do que apenas manter a saúde financeira da instituição.
Fazer a gestão da permanência de estudantes significa contribuir também para o enfrentamento ao abandono e evasão escolar. Afinal, somente na pandemia, mais de 4 milhões de brasileiros, entre 6 e 34 anos, abandonaram a escola.
Isso mesmo, crianças estão inclusas nessa parcela da população, o que é ainda mais preocupante, afinal, elas estão no período de desenvolvimento escolar. Notou-se também uma acentuada mudança nas taxas de transferência de escolas particulares para as públicas, situação essa que afeta as finanças institucionais.
Mas diferente do que se possa imaginar, o abandono e a evasão não acontecem somente em momento de crise sanitária e econômica como esta que vivemos nos últimos anos. Muito menos são derivados só de dificuldades financeiras.
São vários os motivos que levam as famílias a tirar os estudantes da escola. Por isso é tão importante adotar medidas para reduzir esse indicador. E é exatamente sobre isso que vamos tratar neste artigo: como e qual a importância de aumentar a retenção dos alunos e de que forma é possível medir esse indicador para ter um acompanhamento eficiente.
Como aumentar a retenção de alunos: 6 práticas para ter sucesso
Sabemos que fazer a gestão da permanência é um desafio para muitas escolas. Pensando em ajudá-lo na retenção de estudantes, listamos abaixo 6 práticas para testar no seu contexto escolar:
1. Analise as transferências escolares
Para começar, faça um diagnóstico das transferências escolares, tanto de alunos que vão para outras instituições quanto daqueles que vêm transferidos para a sua escola.
O objetivo desse mapeamento é identificar os principais motivos para as transferências, compreendendo quais necessitam de alguma ação.
É claro que existem circunstâncias externas que motivam a ida de um estudante para outra escola, como dificuldades financeiras, mudança de endereço residencial ou de trabalho – nos casos em que tais locais ficam mais longe da instituição de ensino (IE).
Contudo, há razões internas que levam estudantes a deixarem a escola, tais como:
- Insatisfação dos responsáveis com um ou mais aspectos educacionais;
- Falta de adaptação dos alunos com as metodologias de aprendizagem;
- Situações que afetam o lado socioemocional dos alunos, como o bullying.
- Poucos diferenciais oferecidos aos estudantes (atividades extracurriculares, possibilidade de período integral e outros);
- Problemas com a equipe docente, seja um relacionamento ruim ou a falta de formação contínua de professores.
E por que mapear os motivos dos transferidos para a sua escola? Essa é uma forma de entender quais ações a sua IE deve evitar. Na prática, você consegue fazer um benchmarking, por meio de um feedback vindo diretamente das famílias.
Conforme levantar esses dados, lembre-se de documentá-los. Dessa forma, você construirá um histórico ao longo do tempo, podendo usá-lo no futuro para trabalhar ações, principalmente quando a transferência se der de dentro para fora.
2. Observe e ouça os estudantes
O segundo passo para aumentar a retenção de alunos é promover uma observação e uma escuta atenta durante todo o ano letivo. De que maneira é possível colocar isso em prática?
Observação atenta
No que compete à observação, peça apoio daqueles que estão mais próximos dos estudantes: os professores. Eles podem observar os alunos durante as aulas, percebendo aspectos comportamentais que dão sinais de alerta.
Como falamos antes, é muito importante acompanhar o desenvolvimento socioemocional dos estudantes, também construído com as relações escolares. Se os professores percebem situações que estão afetando a saúde emocional dos discentes, devem avisar à coordenação pedagógica ou à diretoria imediatamente.
Além dos aspectos comportamentais, vale observar os aspectos cognitivos, relacionados ao desempenho acadêmico dos estudantes. Isso porque o baixo rendimento escolar é um grande fator na hora da transferência escolar.
Infelizmente, algumas famílias ainda transferem seus filhos de escolas na intenção de “salvar” o ano acadêmico deles, ou seja, evitar possíveis reprovações e perda de anos letivos.
Nesse sentido, fazer a gestão do processo de ensino-aprendizagem é fundamental para que a escola possa dar suporte ao estudante, evitando casos de reprovações, por exemplo.
Assim, é essencial o entendimento de como apoiar o estudante, seja na adoção de novas metodologias, aulas de reforço ou outras formas de conteúdo que sejam mais aderentes ao modo como esse aluno aprende.
Uma plataforma de ensino-aprendizagem, como um LMS, é útil nesse acompanhamento, já que mostra dados de aprendizagem em tempo real, facilitando e agilizando o apoio aos alunos.
Diante de tantas atividades e desafios no dia a dia escolar, é interessante que a IE busque formas de otimizar esse processo de observação e ter mais eficiência na comunicação dos pontos observados. Como fazer isso?
A escola pode acompanhar o comportamento e notas dos alunos, se comunicando através de uma agenda (física ou online), enviando mensagens à família quando o aluno falta ou não vai bem em alguma avaliação.
Escuta ativa
Agora, quando falamos em escuta ativa, ela pode ser promovida pelos mais diversos profissionais escolares. Por exemplo: ao ser atendido pela secretaria, durante as aulas e na comunicação com a coordenação pedagógica e direção administrativa.
Todos esses profissionais podem ser treinados para ter um olhar mais atento – ou melhor: um ouvido mais aguçado! – prestando atenção aos sinais que podem surgir de uma simples conversa com os estudantes. Também é fundamental acompanhar os relatórios dos especialistas neste assunto, como os psicólogos e orientadores educacionais da sua escola.
Muitas vezes, os alunos podem apenas querer expor suas opiniões sobre a IE e propor melhorias. Também podem fazer algum comentário despretensioso que, usado de maneira estratégica pela escola, é capaz de melhorar algum processo ou trazer melhores resultados.
Outra forma de fazer isso é aplicar pesquisas de satisfação, avaliações institucionais e outros formulários que forneçam informações valiosas para a direção escolar.
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3. Cultive o relacionamento com as famílias
O bom relacionamento entre a escola e as famílias é um importante pilar para aumentar a retenção de alunos. E o melhor: de forma orgânica, ou seja, sem grandes investimentos financeiros.
Uma vez que exista parceria, transparência e confiança, acompanhadas de um atendimento de qualidade e personalizado, as famílias vão ficar mais engajadas com a instituição.
Tal relação é construída desde o ingresso do estudante à escola, até a sua formação. Ou seja, deve ser cultivado dia a dia para gerar bons frutos.
Nesse contexto, tudo que envolve as famílias precisa ser bem planejado e executado. Seja o atendimento na secretaria, a recepção na portaria, a reunião de responsáveis ou aquela conversa mais próxima da direção. A palavra-chave de sucesso aqui é “encatamento”! Encantar as famílias – diariamente – fará com que elas queiram manter a parceria com a sua escola!
Da mesma forma, a comunicação digital também merece uma atenção. Seja ela pelas redes sociais, e-mail ou aplicativo de comunicação, busque falar a mesma língua em todos os canais.
Reforce a presença da IE junto aos responsáveis, evitando mandar apenas comunicados sobre datas comemorativas ou avisos importantes. Ou seja, apresente melhorias feitas pela escola, atividades realizadas pelos alunos, reconhecimentos externos e internos e qualquer novidade que possa ser informada.
Além dessas práticas, sugerimos que você busque formas de integrar as famílias na IE. É possível fazer isso por meio de:
- Eventos institucionais;
- Gincanas;
- Atividades extracurriculares com participação dos responsáveis;
- Passeios;
- E muito mais.
Aqui a criatividade da equipe escolar deve ser explorada para pensar em atividades que sejam atrativas para a sua comunidade escolar. Que tal realizar um café coletivo para falar sobre o papel da família na escola e aproveitar desse momento para fazer um gancho com retenção escolar, valorizando os diferenciais da escola?
Busque maneiras de incluir os responsáveis no dia a dia e nas tomadas de decisões da escola. Comitês, assembleias de famílias e grupos com representantes familiares que são representantes de classe são boas práticas que contribuem para a retenção de alunos.
Vale destacar a importância de mapear essas ações no planejamento estratégico escolar. Depois, é possível apresentá-las na reunião de responsáveis, incluindo-as também no calendário escolar. Dessa forma, as famílias podem se planejar para estar presentes nessas datas.
4. Negocie a inadimplência
A inadimplência escolar é um fator que pode contribuir para a queda da taxa de retenção de estudantes.
Esse problema é bastante comum e foge ao controle da instituição nos casos de desemprego, despesas não planejadas etc. Contudo, a escola pode adotar algumas medidas para tentar evitar e conter a inadimplência.
Alguns exemplos são:
- Oferecer diferentes opções de pagamento: diversificar as opções de pagamento pode ser uma boa ideia para atender às necessidades específicas de cada família. Pagamentos por dinheiro, PIX, boleto bancário, cobrança recorrente por cartão de crédito são alguns exemplos;
- Fazer a negociação de dívidas: quando a inadimplência já estiver acontecendo, a escola pode buscar meios de negociação. Parcelar o montante atrasado ou aumentar o parcelamento das mensalidades anuais podem ser algumas formas de fazer isso;
- Estabelecer uma régua de comunicação: para diminuir a inadimplência por esquecimento de pagamento da mensalidade, a escola deve adotar uma régua de comunicação de cobrança, enviando mensagens de lembrete de vencimento da mensalidade com antecedência, no dia do vencimento e conforme achar pertinente.
Lembre-se sempre de entender o contexto vivenciado pelas famílias, compreendendo de que forma você pode apoiá-las para a quitação das mensalidades, sem constrangê-las nem afastá-las da IE.
Por falar nisso, uma boa forma de evitar qualquer tipo de conflito, é oferecer a opção de negociação online, por meio de um sistema de gestão educacional. Assim, os próprios responsáveis fazem a gestão financeira, negociando diretamente no sistema, escolhendo as opções oferecidas e configuradas pela escola.
5. Reforce os diferenciais da escola
Para aumentar a retenção de alunos, outra prática bastante recomendada é a de reforçar os diferenciais da escola, sejam eles nas práticas pedagógicas, na qualidade do corpo docente e até mesmo na infraestrutura física ou digital.
Afinal, estudantes e famílias que conhecem e valorizam os diferenciais, dificilmente vão querer trocar a sua instituição por outra.
No caso dos alunos, é mais fácil mantê-los informados, pois fazem parte do cotidiano escolar. Logo, se a escola fizer ações como banners, murais ou até mesmo comunicados em sala de aula, os estudantes já ficarão cientes.
Além disso, vale reforçar a comunicação em formato digital, de maneira estratégica, não só para os estudantes, mas também para as famílias. Recomendamos, ainda, investir em estratégias de marketing escolar, pois não basta fazer um excelente trabalho, é necessário mostrá-lo à sua comunidade escolar.
Portanto, uma vez identificados quais são os diferenciais da escola, destaque-os para toda a comunidade escolar. Cada escola tem suas particularidades e cabe a você, gestor escolar, entendê-las junto a sua equipe, ressaltando essas características da melhor forma possível.
6. Capriche nas campanhas de renovação de matrículas
Muitas escolas – talvez até a sua – oferecem descontos para transferência de estudantes. Essa ação pode ser decisiva para aquelas famílias que estão em dúvida sobre transferir os filhos da escola ou não.
Pensando em causar o efeito oposto, a sua escola pode oferecer descontos para a rematrícula, aliados aos diferenciais que você mapeou conforme tópico anterior. Brindes, prêmios e descontos por indicação de alunos também são sugestões para incluir na sua campanha.
Para evidenciar os diferenciais da IE, você também pode usar o espaço das campanhas de renovação de matrículas. Uma boa prática é compartilhar os dados de retenção escolar (quando positivos). Os números reforçam a confiança que as famílias têm em relação à escola, fator que pode influenciar nas matrículas e rematrículas.
Se possível, para tornar a experiência dos alunos e famílias mais interessante, ágil e fácil, possibilite a opção de rematrícula online. Assim, você simplifica o processo de renovação de matrícula.
Por fim, ressaltamos que o foco da escola nunca deve ser na concorrência e sim nela mesma. É natural e importante estudar a concorrência, mas nas ações e nas trocas com as famílias, é sempre importante falar da sua escola, das fortalezas e diferenciais da sua equipe escolar.
Leitura sugerida: 7 dicas para potencializar as campanhas de captação de alunos e ter melhores resultados
Como calcular o índice de retenção de alunos?
Agora que você já conhece seis possíveis ações para aumentar a retenção de alunos, é interessante entender como ocorre o cálculo do índice de retenção. Com ele, você poderá acompanhar se as ações estão dando resultados ou se é necessário fazer algum ajuste de rota.
O índice de retenção é chamado de Índice de retenção do fluxo escolar (RFE) e possui uma fórmula bastante simples:
Índice = (Número de alunos retidos / Alunos matriculados no período) x 100
Exemplo:
Índice = (30 / 200) * 100 = 15% de alunos retidos.
Nesse exemplo, a taxa de retenção está baixa, ou seja, nem metade dos estudantes do período foram retidos na escola. Esse é um sinal para tomar iniciativas urgentes, como as propostas neste conteúdo.
A instituição pode ainda calcular o RFE por ano/série escolar, obtendo dados específicos sobre as turmas que estão com maiores problemas, podendo focar nelas, inicialmente.
Além de calcular o índice referente à sua comunidade escolar, recomendamos criar um relatório de retenção de alunos, preferencialmente em ambiente digital para facilitar o acesso e acompanhamento.
Nele, você pode incluir o período analisado e as taxas de retenção. Se quiser, pode acrescentar os motivos de transferências escolares (citados no início do conteúdo) nesse mesmo controle, concentrando todas as informações num único local para facilitar a gestão.
Contudo, se você busca agilidade e um controle mais automatizado, vale apostar em ferramentas digitais. Um CRM Educacional (sistema de gestão de relacionamento) pode ser uma ótima saída.
Por que aumentar a retenção de alunos?
Para finalizar, compreender a importância de aumentar a retenção de alunos é fundamental. Obviamente, você sabe que essa prática mantém os estudantes na IE. Mas, fazer a gestão da retenção vai muito além disso.
Ela está intimamente ligada a um contexto de longo prazo, especialmente no que diz respeito à imagem da instituição. Confira os principais benefícios da retenção:
- Contribuir para o pleno desenvolvimento do estudante: ao percorrer a jornada educacional na mesma escola, o discente tem a oportunidade de ter um desenvolvimento integral. Afinal, não é prejudicado por transferências escolares, não precisa se adaptar a novas metodologias de ensino, colegas de classe, professores e todo o novo ambiente educacional.
- Fidelizar clientes e reduzir esforços: conquistar novos clientes demanda mais esforço operacional e investimento financeiro do que manter os atuais. Por isso, fidelizar os estudantes e famílias é tão importante. Muitas vezes, mais de uma geração é formada na mesma escola, justamente pela relação de confiança, credibilidade e qualidade firmada entre escola e famílias.
- Construir e apresentar credibilidade: nas empresas, quando há alta rotatividade de funcionários, é sinal de que algo está errado. O mesmo acontece no contexto educacional. Quando uma escola tem muita entrada e saída de alunos, não tendo uma estabilidade de turmas, isso fica evidente para a comunidade escolar, a qual irá pensar duas vezes antes de matricular os filhos na instituição.
- Manter a saúde financeira da escola: esse é o benefício mais evidente, já que a escola precisa de recursos financeiros para sobreviver, assim como qualquer outra organização. Nesse sentido, ter a garantia de rematrículas dá uma previsibilidade financeira para a instituição, podendo fazer novos investimentos e quitar suas obrigações financeiras com tranquilidade.
Gostou do conteúdo? Além de aumentar a retenção de alunos, lembre-se de buscar formas de aumentar a captação de estudantes. Quer algumas dicas? Assista ao nosso webinar e saiba mais!
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